La préparation d’une conférence peut donner des cheveux blancs à l’organisateur. Ce dernier doit penser à la logistique, aux thématiques abordées ainsi qu’à une multitude d’autres détails. L’événement repose sur différents points, dont le charisme du conférencier. Découvrez-en davantage sur les secrets d’une rencontre couronnée de succès.

Une conférence réussie se prépare comme un événement

La salle où la conférence se tiendra compte beaucoup. Le choix est à faire longtemps avant l’événement. Dans la mesure du possible, il faut visiter plusieurs locaux pour décider en toute quiétude. Le devis de la location reste déterminant, mais il faudra également se pencher sur d’autres points. La salle doit se trouver en ville pour que le maximum de participants puisse venir aisément. Il vaut mieux un lieu agréable qui offre une ambiance décontractée tout en préservant la concentration. La logistique est à voir de manière rigoureuse. Les chaises, la vidéo-projection, la sonorisation ; tout doit être parfait.

Tout dépend du conférencier et de son charisme

Les invités ne viennent pas pour la salle ni la réception après les allocutions. Ils font le déplacement pour écouter le conférencier. Ce dernier a ainsi intérêt à être un orateur hors pair. L’assistance peut l’écouter religieusement, rire à ses blagues ou répondre s’il pose des questions. Une conférence réussie est avant tout dynamique et interactive. Les participants doivent se sentir utiles dans la salle. Un maître de conférences connu du public serait très bien, mais c’est encore mieux de faire venir un parfait inconnu qui crée la surprise.

Des détails auxquels il faut faire attention

Rien ne s’improvise pendant une conférence. Le programme doit être minutieusement préparé. Les prises de paroles, les présentations vidéo et tout le reste devraient être chronométrés. Le timing est primordial. Il faut faire une répétition s’il faut. Le côté technique est à mettre au point la veille de l’événement. Ce serait dommage de faire la balance alors que la salle est déjà pleine à craquer. Pour préparer l’assistance, il est possible de distribuer des prospectus ou un communiqué de presse. Ce support de type flyers doit normalement inclure la biographie du conférencier.